Como enviar as faturas ao contabilista sem perder nenhuma

Todos os meses a mesma história: faturas no carro, no email, no WhatsApp e numa gaveta. Este é um método simples para as ter todas, a tempo e em ordem.

Porque é que as faturas se perdem

As despesas de uma empresa chegam por muitos caminhos: talões em papel, PDF por email, mensagens de WhatsApp, faturas de fornecedores online. Quando cada pessoa guarda à sua maneira, no fim do mês há sempre uma que falta, e uma despesa sem fatura não se justifica nem, em regra, permite deduzir o IVA.

Um método em 4 passos

Um só sítio de entrada. Defina onde entram todas as faturas: uma pasta partilhada, um email dedicado ou uma app. O importante é que toda a equipa use o mesmo.
Registe na hora. Fotografe o talão ou guarde o PDF no dia em que a despesa acontece. Papel térmico desbota em semanas.
Confirme o NIF. Para a despesa contar para a empresa, a fatura tem de ter o NIF da empresa. Verifique-o logo ao receber, não no fim do mês.
Entregue num pacote único. Combine com o contabilista o formato que prefere (imagens, folha de cálculo, ficheiro SAF-T) e envie sempre da mesma forma e na mesma data.

O que pedir ao contabilista

Qual o prazo limite de cada mês para receber os documentos.
Em que formato quer receber (PDF, imagens, CSV, SAF-T).
Como quer que identifiquem as despesas: por obra, viatura, loja ou departamento.

Como o Talão ajuda

Com o Talão, fotografa a fatura e a app lê os dados, confirma o NIF e arruma a despesa por centro de custo. No fim do mês, fecha e envia o pacote ao contabilista num clique, sem mudar a forma como ele já trabalha.

Perguntas frequentes

Posso enviar fotografias das faturas ao contabilista?

Depende do que o seu contabilista aceita. Muitos aceitam fotografias legíveis, mas convém confirmar o formato antes. O essencial é que a imagem seja nítida e mostre o NIF, a data e os valores.

Até quando tenho de entregar as faturas?

O prazo é combinado com o contabilista e depende das obrigações declarativas da empresa. Pergunte-lhe qual é o dia limite de cada mês.

E se perder uma fatura?

Peça uma segunda via ao fornecedor. Quanto mais cedo o fizer, mais fácil é: depois de algumas semanas torna-se difícil.

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